سیستم کتابخانه:
کتابخانه فوق در سال1365 تاسیس گردید و تا چندی پیش حوزه فعالیت آن محدود بود اما در ماه اخیر به دلیل تغییر مدیریت و تمایل به افزایش فعالیت مشکلات زیادی به دلیل همین گسترش فعالیت بوجود آمد و از طرفی چون سیستم دستی بوده زمان زیادی صرف فعالیتهای عادی کارکنان شده است و از طرفی نیاز به استخدام یک کارمند دیگر هست لذا رئیس کتابخانه بر آن شد تا با مکانیزه کردن سیستم نیاز به استخدام کارمند جدید و سایر مشکلات را برطرف سازد.
کتابخانه فوق دارای 4 بخش که عبارتند از:
1- بخش ثبت نام عضو
2- بخش ثبت کتاب های جدید
3- بخش امانات
4- بخش نگهداری کتب
می باشد و یک مدیر بر کار هر 5 بخش نظارت دارد و هر بخش متشکل از کارمندان بخش می باشد.
علت مکانیزه کردن سیستم از حالت دستی به کامپیوتری:
نیاز به استخدام نیرو جدید را برطرف سازد.
از خطاهای کارمندان جلوگیری شود چون این امر باعث از دست دادن زمان ومفقود شدن کتب و نارضایتی عضوها می‌شود.
هزینه های مالی وروحی ناشی از این خطاها افزایش یافته
به علت گسترش سیستم فعالیت کتابخانه کارمندان افزایش یافته که این امر باعث افزایش هزینه ها اضافه کاری شده
زمان خدمات رسانی به مشترکین (که از حالا بجای عضو آن را به کار خواهیم برد) افزایش یافته
از یک تحلیل گر درخواست می شود با بررسی های لازم امکان انتقال سیستم فوق را به یک سیستم مکانیزه بررسی نماید.
تعریف مسئله:
رئیس کتابخانه از تحلیل گر پیاده سازی یک سیستم مکانیزه را نخواسته بلکه درمرحله اول از وی خواسته بررسی کند که آیا این امر شدنی هست یا خیر؟ برای مدیریت مهم است که آیا با مکانیزه شدن سیستم تاچه حدودی هزینه ها کاهش خواهد یافت ؟
رئیس کتابخانه با پیشنهاد اینک کل کار کتابخانه را کامپیوتر کنیم مواجه می شود مدیریت این موضوع را با تحلیل گر در میان می گذارد نه بعنوان راه حل بلکه یک بصورت یک پیشنهاد منطقی
با سپری شدن مراحل فوق سوال جدیدی برای مدیریت پیش می آید آیا با سرمایه گذاری دراین سیستم امکان خدمات دهی بهتر وسریعتر به مشترکین وجود خواهد داشت ومضافا بازگشت سرمایه اولیه وجود خواهد داشت یا خیر؟
پس تاکنون تحلیل گر با چند سوال اصلی و مهم مواجه شده که برای ادامه کار نیاز به پاسخگویی آنها می باشد.
تحلیل گردر پاسخ به سوال او به طور قاطع تاکید می کند که مکانیزه کردن سیستم وجود دارد در پاسخ به سوال دوم تحلیل گر می گویید تولید سیستم مکانیزه تا حد زیادی باعث کاهش هزینه های جاری و افزایش خدمات دهی به مشترکین خواهد شد اما اگر باعث کاهش هزینه نگردد از استخدام نیرو جدید و از بین بردن زمان خدمات دهی قطعا جلوگیری خواهد کرد اگر این امر تحقق یابد کاهش هزینه را بدنبال دارد چون اگر متوسط حقوق را برای استخدام یک نیروی جدید در ماه چیزی حدود 150 هزار تومان در نظر بگیری.
سيستم كتابخانه:
كتابخانه فوق در سال1365 تاسيس گرديد و تا چندي پيش حوزه فعاليت آن محدود بود اما در ماه اخير به دليل تغيير مديريت و تمايل به افزايش فعاليت مشكلات زيادي به دليل همين گسترش فعاليت بوجود آمد و از طرفي چون سيستم دستي بوده زمان زيادي صرف فعاليتهاي عادي كاركنان شده است و از طرفي نياز به استخدام يك كارمند ديگر هست لذا رئيس كتابخانه بر آن شد تا بامكانيزه كردن سيستم نياز به استخدام كارمند جديد و ساير مشكلات را برطرف سازد.
كتابخانه فوق داراي 4 بخش كه عبارتند از:
1- بخش ثبت نام عضو
2- بخش ثبت كتابهاي جديد
3- بخش امانات
4- بخش نگهداري كتب
مي باشد و يك مدير بر كار هر 5 بخش نظارت دارد و هر بخش متشكل از كارمندان بخش مي باشد.
علت مكانيزه كردن سيستم از حالت دستي به كامپيوتري:
نياز به استخدام نيرو جديد را برطرف سازد.
از خطاهاي كارمندان جلوگيري شود چون اين امر باعث از دست دادن زمان ومفقود شدن كتب و نارضايتي عضوها مي‌شود.
هزينه هاي مالي وروحي ناشي از اين خطاها افزايش يافته
به علت گسترش سيستم فعاليت كتابخانه كارمندان افزايش يافته كه اين امر باعث افزايش هزينه ها اضافه كاري شده
زمان خدمات رساني به مشتركين (كه از حالا بجاي عضو آن را به كار خواهيم برد) افزايش يافته
چارت سازماني كتابخانه :
از يك تحليل گر درخواست مي شود با بررسي هاي لازم امكان انتقال سيستم فوق را به يك سيستم مكانيزه بررسي نمايد.
تعريف مسئله:
رئيس كتابخانه از تحليل گر پياده سازي يك سيستم مكانيزه را نخواسته بلكه درمرحله اول از وي خواسته بررسي كند كه آيا اين امر شدني هست يا خير؟ براي مديريت مهم است كه آيا با مكانيزه شدن سيستم تاچه حدودي هزينه ها كاهش خواهد يافت ؟
رئيس كتابخانه با پيشنهاد اينك كل كار كتابخانه را كامپيوتر كنيم مواجه مي شود مديريت اين موضوع را با تحليل گر در ميان مي گذارد نه بعنوان راه حل بلكه يك بصورت يك پيشنهاد منطقي
با سپري شدن مراحل فوق سوال جديدي براي مديريت پيش مي آيد آيا با سرمايه گذاري دراين سيستم امكان خدمات دهي بهتر وسريعتر به مشتركين وجود خواهد داشت ومضافا بازگشت سرمايه اوليه وجود خواهد داشت يا خير؟
پس تاكنون تحليل گر با چند سوال اصلي و مهم مواجه شده كه براي ادامه كار نياز به پاسخگويي آنها مي باشد.
تحليل گردر پاسخ به سوال او به طور قاطع تاكيد مي كند كه مكانيزه كردن سيستم وجود دارد در پاسخ به سوال دوم تحليل گر مي گوييد توليد سيستم مكانيزه تا حد زيادي باعث كاهش هزينه هاي جاري و افزايش خدمات دهي به مشتركين خواهد شد اما اگر باعث كاهش هزينه نگردد از استخدام نيرو جديد و از بين بردن زمان خدمات دهي قطعا جلوگيري خواهد كرد اگر اين امر تحقق يابد كاهش هزينه را بدنبال دارد چون اگر متوسط حقوق را براي استخدام يك نيروي جديد در ماه چيزي حدود 150 هزار تومان در نظر بگيري.
هزينه هاي فوق بدون در نظر گرفتن تورم و افزايش حقوق مي‌باشد كه اگر
موارد ذكر شده را به آن بيفزايم رقم ما تقريبا 3 برابر خواهد شد كه اين امر خود مهم است.
مديريت با در نظر گرفتن صرفه جويي فوق به اين نتيجه مي رسد كه اگر روي مكانيزه كردن سيستم تا400000 تومان هزينه كند باز هم براي كتابخانه مقرون به صرفه است :اولا كه از استخدام نيروي جديد راهي مي يابد..
براي مديريت بازگشت سرمايه بسيار مهم است اگر واقعا مبلغ 4 ميليون هزينه شود حداكثر تا 2 سال آينده برگشت سرمايه خواهيم داشت كه ممكن است اين 4 سال افزايش يابد (به دليل تورم و افزايش حقوق كارمندان، هزينه هاي ساير بخشها)
اما مبلغ24ميليون با فرض اينكه ساير قسمت ها كاهش هزينه نداشته باشند بعنوان تنها صرفه جويي در نظر گرفته شده اما پس از مصاحبه با كارمندان بخشهاي مختلف نكته ديگري هم مشخص شد آن اينكه چون سيستم درست كار نمي كرده نه تنها هزينه را افزايش داده بلكه باعث از دست دادن مشتركين گرديده است.
پروژه: مكانيزه كردن بخش امانات وثبت نام
مسئله : هزينه هاي فعلي كتابخانه افزايش يافته و از طرفي نياز به استخدام نيرو جديد مي‌باشد.
اهداف پروژه: بررسي امكان داشتن يك سيستم مكانيزه با هزينه كم
محدوده پروژه: هزينه توليد پروژه نبايد از 4 ميليون تومان تجاوز كند.
ايده هاي اوليه : يك راه حل ممكن انتقال كليه عمليات بخش امانات وثبت نام به يك سيستم كامپيوتري .
امكان سنجي: به منظور بررسي هر چه بيشتر پتانسيل پروژه يك امكان سنجي كه در مدت 2 هفته پيشنهاد مي‌گردد كه هزينه آن نبايد از 100 هزار تومان تجاوز كند.