مقاله متدولوژی های مدیریت پروژه

متدولوﮊی چیست؟

استفاده از متدولوﮊیهای پروﮊه، یک استراتژی کسبوکار است که به شرکتها اجازه میدهد دستاوردهای پروﮊه برای سازمان را بالا ببرند. متدولوﮊیها باید کمکم و بگونهای توسعه یابند که در بر گیرنده تغییر مسیرها و تغییر اهداف شرکت باشند. متدولوﮊی گونهای تفکر است که تمام فعالیتها و فرآیندهای یک سازمان از برنامهریزی و تولید گرفته تا فروش و بازاریابی را تحت تاثیر قرار داده و تغییر شکل میدهد و در بسیاری از سازمانها شامل تحول کامل فرهنگی میباشد. با تغییر شرکتها و صنایع، متدولوﮊیهای آنها نیز باید تغییر کنند چرا که در غیر این صورت متحمل شکست خواهند شد.

متدولوﮊی، مجموعهای از اصول یا خطمشیهایی است که میتوانند برای شرایط و موقعیتهای خاصی بکار گرفته شوند. در حیطه پروﮊه این خطمشیها ممکن است فهرستی از کارهای لازمالاجرا باشد. متدولوﮊی همچنین میتواند یک رویکرد بخصوص، مجموعهای از قالبها، فرمها، چهارچوبها و حتی چکلیستهایی خاص که در چرخه حیات پروﮊه بکار میروند باشد.

متدولوﮊی را به شیوههای دیگری نیز میتوان تعریف کرد که به بعضی از آنها در ذیل ارائه شده است:

• فرآیندی است که مجموعهای از گامها و رویهها را بمنظور نائل آمدن به اتمام موفقیتآمیز یک پروﮊه مستند مینماید،

• فرایند تعریف شدهای برای رسیدن به یک هدف،

• مجموعه گامهایی که خط سیر پیشرفت پروﮊه را تشکیل میدهند،

• مجموعهای از متدها، رویهها و استانداردها که ترکیبی از رویکردهای مدیریتی- مهندسی طراحی شده برای ارائه محصولات، خدمات و راهحلها را تعریف مینماید،

• مجموعه یکپارچهای از فعالیتها، تکنیکها، ابزار، نقشها، مسئولیتها و مقاطع مهم زمانی (فرازها) استفاده شده برای تحویل پروﮊه.

یک متدولوﮊی پروﮊه باید کار تمامی اعضای تیم پروﮊه را در طول مسیر چرخه حیات پروﮊه هدایت نماید و تمامی اعضای تیم باید با متدولوﮊی انتخاب شده برای پروﮊه آشنایی کافی داشته و آن را بکار برند. بسیاری از متدولوﮊیهای مدیریت پروﮊه، تنها مدیریت یک پروﮊه را در نظر گرفته و مدیر پروﮊه را بدون در نظر گرفتن رقابت موجود در سازمان برای در اختیار گرفتن منابعی مشترک ، هدایت مینمایند. متدولوﮊی مدیریت پروﮊه،

١

همچنین باید این دید را برای مدیران پروﮊه فراهم نماید که یک چهارچوب مدیریت پروﮊه و متدولوﮊیهای مرتبط با آن در سازمان وجود دارند.

چه تعداد متدولوﮊی وجود دارد؟

در دنیا متدولوﮊیای که منطبق و متناسب با تمامی پروﮊهها باشد، وجود ندارد. بعضی شرکتها دارای متدولوﮊیهایی هستند که تمامی مراحل از فروش اولیه تا پشتیبانی و نگهداری را تحت پوشش قرار میدهند، درحالیکه برخی دیگر به سختی مراحل مربوط به طراحی و ساخت (Development) را در بر میگیرند. اکثر کتابهای منتشر شده، در مورد متدولوﮊیهایی هستند که بر یک زمینه تمرکز دارند بعنوان مثال در زمینه فنآوری اطلاعات. این کتابها چگونگی انجام طرحهای خاص فنآوری اطلاعات و بعضی تکنیکها و استانداردهای طرح شده برای یک متدولوﮊی خاص را تشریح مینمایند و به همین دلیل، متناسب نمودن آنها با چهارچوب متدولوﮊی پروﮊه مورد نظر سازمان، گاه دشوار و غیر عملی است.

مشکل دیگری نیز در رابطه با وجود تنها یک رویکرد جهانی مدیریت پروﮊه وجود دارد. بسیاری در عمل دریافتهاند که یک متدولوﮊی نمیتواند دقیقا بگونهای که بنظر میآید مورد استفاده قرار گیرد بلکه پیش از

استفاده باید با سازمان مورد نظر مطابقت و هماهنگی یابد. بنابراین آنها از رویکرد مبتنی بر استفاده از موارد مورد نیاز استفاده میکنند.

هرگاه متدولوﮊی موارد و اجزا بیشتری را در بر گیرد، بزرگتر خواهد شد. از آنجا که متدولوﮊی در اصل برای هماهنگی اعضای تیم پروﮊه توسط مدیر پروﮊه میباشد، هماهنگی در پروﮊههای بزرگتر که تعداد نقشها و انواع کارها در آنها بیشتر و گستردهتر است، دشوارتر خواهد بود. بنابراین نباید توقع داشت که متدولوﮊی مناسب برای یک تیم کاری کوچک، به همان اندازه برای تیم کاری بزرگ کارآمد باشد و نیز بالعکس. در نتیجه انتخاب یک متدولوﮊی مناسب، باید بدقت و به شیوهای کاربردی صورت پذیرد.

نقاط ضعف و کاستیهای بسیاری از متدولوﮊی های پروﮊه

هر متدولوﮊی کاستیهایی دارد. پیش از شروع تشریح بهترین راه برای پیشبرد کارها با متدولوﮊی پروﮊه، باید ابتدا درک مناسبی از اشتباهات و کجرویهای محتمل در متدولوﮊیها داشته باشیم. بسیاری از متدولوﮊیهای پروﮊه:

• بسیار خلاصه و سطح بالا هستند،

• شامل توضیحات ناکافی برای پشتیبانی موارد مطرح شده در متدولوﮊی هستند،
• عملی و کاربردی نبوده و برخی از حوزههای مهم و سرنوشتساز را در بر نمیگیرند،

• نمونههای موفق و استانداردهای صنعتی را مد نظر قرار نمیدهند.

• موثر بنظر میآیند اما بواقع دچار فقدان یکپارچگی در کار هستند،

• از اصطلاحات قراردادی غیراستاندارد برای پروﮊه استفاده میکنند،

• برای منابع مشابهی رقابت میکنند (بدون ارائه راهحلی برای این مشکل)،

• دارای سیستمی برای اندازهگیری نحوه عملکرد نمیباشند،

• بدلیل مسائل اداری و بوروکراتیک ، بسیار زمانبر هستند.

تاثیر پروﮊهها بر متدولوﮊیها

یک متدولوﮊی به تنهایی نمیتواند تمامی پروﮊههای انواع صنایع مختلف را اداره نماید. بعنوان مثال پروﮊه تونل زیردریایی ارتباطی میان انگلستان و فرانسه با بسیاری مشکلات مواجه شد و متحمل هزینه و زمان اضافی گردید. جهت پیشگیری از اینگونه مشکلات، متدولوﮊیهایی تهیه و تدوین گردیدند. متدولوﮊیهای پروﮊه به راهکارهایی برای جلوگیری از بروز مشکلات بسیار نزدیک شدهاند و بسیاری دیگر برای استفاده خاصی منطبق گشتهاند، اما در نهایت در بکارگیری اصول منسجم مدیریت پروﮊه خلاصه میگردد. متدولوﮊیها بر مدیریت پروﮊه تاثیر میگذارند چراکه هر متدولوﮊی:

• فازهای پروﮊه را شامل میشود،

• میزان پیشرفت را میسنجد،

• اقدامات اصلاحی را بر اساس نواقص ردیابی شده انجام میدهد،

• منابع را به فازهای گوناگون تخصیص میدهد.

با ارزیابی شرکتها، میتوان مشاهده نمود که متدولوﮊی مدیریت پروﮊه در انزوا نبوده بلکه بهعکس با سایر متدولوﮊیهای موجود در تعامل بوده و همگی به هم وابسته میباشند. نمودار ۱ نشاندهنده این مطلب است که بیش از یک متدولوﮊی در هر +سازمان وجود دارد و هر شخص باید خود را برای کار متدولوﮊیای که با آن سروکار خواهد داشت، آماده نماید. میان متدولوﮊیهای مختلف رابطهای وجود دارد که برخی از آن متدولوﮊیها بشرح ذیل میباشند:

• متدولوﮊی فروش و بازاریابی،

• متدولوﮊی جذب نیروی انسانی،

• متدولوﮊی مدیریت پروﮊه،

• متدولوﮊی ساخت یا تولید (Development Methodology)،

• متدولوﮊی عملیات و پشتیبانی،

متدولوﮊی فروش و بازاریابی متدولوﮊی تدارکات

متدولوﮊی مدیریت پروﮊه

متدولوﮊی عملیات و پشتیبانی  متدولوﮊی ساخت

نمودار ۱- متدولوﮊیهای مختلف در یک سازمان

بررسی نیاز به متدولوﮊیها

امروزه، پروﮊهها به یکپارچگی و نوآوری بیشتری نسبت به آنچه در دهه گذشته مشاهده میشد احتیاج دارند و این خود، استفاده از روش و شیوههای خلاقانه در طراحی، ساخت، آزمون و استقرار محصولات و خدمات را ایجاب میکند. یک مدیر، دیگر تنها با تکمیل یک یا دو الگو و فرم از پیش تهیه شده، قادر به تهیه برنامه زمانبندی مناسب برای پروﮊه نمیباشد. شرکتها نیازمند به تحصیل دستاوردهای بیشتری از انجام پروﮊهها هستند. یکی از راههای دستیابی به نتایج کارآمدتر، اختیار نمودن متدولوﮊیهای جدیدتر و موثرتری برای پروﮊه است و میتوان گفت که امروزه استفاده از رویکرد بوروکراتیک چرخه حیات تنها به پروﮊههای بسیار سادهای که نیاز به سازماندهی و کنترل بسیار شدیدی دارند، محدود شده است. جدول زیر نشان میدهد که مدیران و عاملین پروﮊه باید برای حل مشکلات دیرینه، با خلاقیت و نوآورای عمل کنند.

٤

جدول ۱- انگیزههای استفاده از متدولوﮊی

شرکتها بطور روز افزوین برای بسیاری از چالشهای مطرح شده در جدول فوق به تیمهای مدیریت پروﮊه متوسل میشوند. متدولوﮊی میتواند در امر تقسیم و به اشتراک گذاشتن اطلاعات در سازمان مجازی یک پروﮊه یاریگر باشد. پروﮊهها حاوی اجزای مهم فنی، منابع و دادههایی هستند که باید در چرخه حیاتشان مدیریت شوند. در چنین سیستمی، پروﮊهها باید از استانداردها و خطمشیهای صحیح برای حفاظت از سرمایه صاحبان آنها تبعیت نمایند.

چگونه باید متدولوﮊی مدیریت پروﮊه جامعی را برای هر فردی که مسئولیت مدیریت پروﮊه را عهدهدار میشود انتخاب نمود؟ یک متدولوﮊی که میتواند برای صنایع مختلف بکار برده شود، قابلیت تغییر و مطابقت بمنظور انعکاس فضای پروﮊههای خاص صنعتی را نیز دارا است. به هنگام پیادهسازی و اجرای یک پروﮊه، حوزههای متعددی باید مورد رسیدگی قرار گیرند تا مجموعه اقداماتی که باید پیگیری شوند تعیین گردند.

متغیرهای متعددی که نیازمند مدیریت در شرایط پیچیده میباشند در عین حال نشان دهنده آن حوزههایی هستند که میتوانند برای دستیابی به بهرهوری و سودهای مالی در طی اجرای پروﮊه، مورد استفاده قرار گیرند.

پروﮊهها دارای چرخههای حیات معینی هستند که چگونگی مدیریت پروﮊهها از ابتدای فاز تعریف مفهوم تا انتها و ارائه محصول را تعیین مینمایند. رمز موفقیت یک متدولوﮊی، استفاده از فرآیندهای پیوسته و تکرارپذیری است که بعنوان پایهای برای هر پروﮊه موفقیتآمیزی بکار گرفته شده و با کمک مستندات کافی و فرآیندهای مرتبط دستاوردهای ذیل را فراهم میآورد:

• نمونههای اجرایی موفق تکرارپذیر (Repeatable Best Practices)،

• انسجام و استمرار نتایج،

• سریعترین راه رسیدن به نتایج.

آموزههای پروﮊه (Lessons Learned)

آموزههای پروﮊه ذیل، در فهم متدولوﮊیهای مدیریت پروﮊه بسیار حیاتی و سرنوشتساز هستند:

۱. گاهی اقتباس از یک متدولوﮊی و استفاده از آن در یک فضای دیگر امکانپذیر نیست و پیش از اجرای چنین متدولوﮊیای به انجام یک ارزیابی کامل و موشکافانه و تحلیل شکاف نیاز است.

۲.  همه سازمانها به تمامی جنبهها و جزئیات قید شده در متدولوﮊیها نیاز ندارند.

۳. بدست آوردن حمایت مدیریت ارشد برای پیشبرد پروﮊه در قالب متدولوﮊی مدیریت پروﮊه از مهمترین عوامل موفقیت هر سازمان قلمداد میشود.

۴. ابتدا باید استراتژی و راهبرد کار را مشخص نمود و پس از آن بر تدابیر و تاکتیکهای مورد نظر برای انجام کار متمرکز شد.

چهارچوب پروﮊه در مقایسه با متدولوﮊی ساخت

تمایز آشکاری میان چهارچوب پروﮊه و متدولوﮊی پروﮊه وجود دارد. چهارچوب همیشه نمایانگر اجزا و بخشهای گوناگون یک پروﮊه است و متدولوﮊی ساخت، وسیلهای برای رسیدن از یک بخش، به بخش دیگر میباشد. توضیح استعاری پیرو، به درک این تفاوت حساس و ظریف کمک مینماید: اگر چهارچوب پروﮊه بعنوان اسکلت ساختمان در نظر گرفته شود، طبقات آن بعنوان متدولوﮊیهای ساخت هستند که اجازه حرکت در ساختمان را میدهند و بعضی سریعتر از بقیه شما را به مقصود میرسانند.

پروﮊهها بنابر اندازه شرکت، اندازه راهحل، تعداد اعضای تخصیص یافته به پروﮊه، نحوه انجام تستهای فنی و سایر پارامترها، بسیار متغیر هستند. حال این سئوال مطرح میشود که متدولوﮊیهای پروﮊه دقیقا چه چیز را برای ما مهیا میکنند؟

در جدول ذیل بعضی از سودمندترین ثمرات یک متدولوﮊی پروﮊه مناسب، فهرست شدهاند.

٦

بعبارت دیگر، پس از شناخت و انتخاب متدولوﮊی صحیح، این متدولوﮊی بهترین شیوه برای دوری از اشتباهات، کاهش هزینه، کاهش ریسک، تحقق برنامه زمانبندی پروﮊه، شناسایی و تصحیح بههنگام خطاها و دوری از مستندسازیهای اضافی خواهد بود.

بسیاری از پروﮊهها با مساله ارائه محصولات در زمان مشخص و با منابع محدود مواجهاند. اتخاذ متدولوﮊی اشتباه یا نداشتن چهارچوب مناسب برای پروﮊه میتواند بسادگی به لغزش در برنامه زمانبندی و هزینه و نیز عدم برقراری ارتباطات خوب بین اعضای تیم پروﮊه بیانجامد. برخی متدولوﮊیها، زمان بسیاری را تلف میکنند و با اصرار بر تکمیل فرمها و فرایندهای پروﮊه، انجام کارهای روزانه پروﮊه را دشوار مینمایند. انتخاب متدولوﮊی صحیح امکان تهیه محصول قابل ارائه در محدوده زمانی مورد نظر را تامین نموده و در امر مستندسازی و فرایندها تنها بر مستندات و فرایندهای مناسب تکیه و از اتلاف وقت در وظایف اداری و اجرایی جلوگیری مینماید.

درک روند متدولوﮊیها

اگر مدیران فنی بهکرات از کمبود وقت برای پیادهسازی برنامه، نیاز به ابزار، استخدام مشاوران و تخصیص زمان بیشتر برای آموزش کاربران و نیروها بگویند، مشخص میشود که برنامهریزی پروﮊه ناکافی و نامناسب بوده و به احتمال زیاد متدولوﮊی بدرستی پیگیری نشده و مورد استفاده قرار نگرفته است.

بسیاری از شرکتها بجای استفاده از یک متدولوﮊی استاندارد بمنظور هدایت پروﮊهها، برای انجام پروﮊهها بر ابزار و توانایی فنی تکیه میکنند. در حقیقت گاه ارتباطات پروﮊه چنان نامناسب میشوند که استفاده از روشهای مبتنی بر ابزار، خود مشکلساز شده و بجای کمک به پیشبرد پروﮊه، باعث تخریب و از بین رفتن کل آن میگردند.

مدیریت پروﮊه در رابطه با ضربالاجلها (فرازهای پروﮊه) طرح نمیشود بلکه مبتنی بر کنترل، نظارت و بهبود فرایند تغییر است. کمبود زمان ممکن است تنها یک بهانه باشد اما چرا پروﮊهها با دقت بیشتری برنامهریزی نمیشوند؟ شاید این امر بخاطر مجبور شدن سازمانها برای مهندسی مجدد فرآیندها، در شرایطی است که حتی زمان کافی برای انجام پروﮊههای جاری خود را در اختیار ندارند. آیا فشارهای رقابتی به حدی هستند که مدیریت پروﮊه تحت تاثیر مدیریت بحران قرار میگیرد یا حتی قربانی آن میگردد؟

فرایند متدولوﮊی گاه خود بخشی از مشکل است چرا که وقتی اجزای تشکیل دهنده سازمان را دستخوش تغییر میکنیم، پروﮊهها مسیر مخصوص به خود را پیش میگیرند بنابراین، اجزای سازمان باید در ارتباط هر چه واقعگرایانهتر با متدولوﮊی انتخاب شده مورد ارزیابی قرار گیرند. ارتباط میان این متغیرها اغلب خطی نیست و باید به چگونگی آن اشاره شود.